mariakurisoo

Mis tunne Sul on, kui juht helistab, kirjutab või ütleb ootamatult, et teil on vaja rääkida? Pakun välja instrumendi, millega selliseid olukordi oluliselt vähendada.

Mul on olnud toredaid ja huvitavaid töökohti mitu ning igalt poolt olen palju õppinud. Noored Koolis töötades kogesin, kui olulised on üks-ühele vestlused juhiga. Nüüd olen jõudnud ka ise nende pideva rakendamiseni koolis. Jagan kogetut ka teiega lootuses, et sellest on abi.

Eesti koolid on enamasti üsna ühesuguse juhtimisstruktuuriga – on juht või juhtkond ning õpetajad. Ühe juhi meeskonnas võib olla mitukümmend õpetajat. See tähendab kahjuks, et paljudes koolides on inimesed tegelikult ilma vajaliku toeta jäetud. Õpetajad saavad küll juhiga rääkida, aga need on “nõudmiseni” lahendused, st kui on vaja, siis räägitakse. Seda aega, kui ma tean, et juht on minu jaoks tingimusteta olemas, ei ole. Tuleb loota, et ülemusel on aega. Aga väga tihti seda kahjuks pole.

Selles blogipostituses toon kooli konteksti juhtimistööriista, mis väljaspool haridussüsteemi on laialt levinud. Kui saad seda kohe rakendada, on see väga lihtne. Kui aga on vaja juhtimisstruktuuri muuta, siis pakun allpool ka selleks mõtteid. Usun, et see on seda väärt.

Silmast-silma kohtumiste võlud

Eraettevõtetes on väga tavalised regulaarsed üks-ühele kohtumised juhi ja tema meeskonnaliikme vahel. Ingliskeelses kirjanduses kutsutakse neid check-in’ideks. Ma ei oska sellele praegu head ja tabavat eestikeelset nime pakkuda. Kui Sul on hea mõte, anna märku.

Üks-ühele kohtumiste (check-in’ide) eesmärgid on:

• vähendada üksikute küsimuste lahendamisele kuluvat aja- ja närvikulu,
• vähendada teemasid või neile kuluvat aega “suurtel” koosolekutel,
• pakkuda meeskonnaliikmetele aega, kus juht on tema jaoks täiesti olemas, et kuulata rõõme ja muresid,
• pakkuda selget struktuuri neile, kes seda vajavad (kes tulevad ootamatustega raskesti toime),
• luua aja-aken, mil saab arutada päevakajalisi suuremaid ja väiksemaid küsimusi – vaadata ette, mitte ainult reageerida tulekahjudele,
• anda igale meeskonnaliikmele võimalus oma tööd iseseisvamalt juhtida ning rohkem vastutust võtta.

Väga hea üks-ühele kohtumine ehk check-in on:

• segajateta ja muude kohustusteta aeg,
• regulaarne, st kord ühe-kahe nädala jooksul,
• piisavalt pikk ja parajalt lühike (30-60 minutit),
• kindlalt kokku lepitud ajal, st iga kord samal ajal,
• selge struktuuriga ja eesmärgistatud (lisan allpool),
• selge rollijaotusega (sellest ka allpool).

Oluline on, et selline üks-ühele kohtumine kindlalt iga nädal toimuks. See on vajalik selleks, et meeskonnaliige teaks, et juht on tema jaoks sel ajal olemas ja saab arutada erinevaid olulisi asju. Minu jaoks töötas see, et panin märkmikusse kirja kõik, mis vajas rääkimist. See tähendas seda, et ma ei läinud juhi juurde iga väikese või suure küsimusega, vaid ootasin check-in’i, et nendest koos mõelda. Nii hoidsin tublisti meie mõlema aega kokku.

See üks-ühele vestlus, millest ma siin kirjutan, ei ole niisama jutustamine. Ikka satume koos kohvinurka ja kassidest rääkima. Need on ka toredad ja vajalikud vestlused. Check-in on veel olulisem, sest see on kindel aeg, kui juht on oma tiimiliikme jaoks olemas ja arutelu alla tulevad mõlema jaoks olulised teemad. See ei ole ka korra poolaastas või aastas toimuv arengu- või koostöövestlus, sest nende vahed on liiga pikad, et rääkida tähtsatest igapäevastest asjadest.

Struktuur ja rollid

Milline võiks olla üks-ühele vestluse ülesehitus ja rollijaotus? Pakun siin ühe võimaliku variandi, mida proovida.

Reflekteeri. Enne check-in’i peaks meeskonnaliige astuma sammu tagasi, et hinnata edusamme ja lünki eesmärkide saavutamisel, mõtisklema peamiste väljakutsete ja võimaluste üle ning määratlema järgmise nädala prioriteedid.
Ühenda. Iganädalane silmast-silma kohtumine pakub ainulaadset võimalust juhil ja meeskonnaliikmel 1:1 ühenduse loomiseks. Pühendage kohtumise alguses kuni kümme minutit isiklikul tasandil kontakti loomiseks.
Uuenda. Milliseid olulisi asju peaks juht teadma meeskonnaliikme tööst eelmisel nädalal või eelseisval nädalal? See võib olla kirjalik nimekiri või arutelu sõltuvalt eraldatud ajast.
Probleemide lahendamine. Meeskonnaliige peaks check-in’ile tulema mõtetega ses osas, millised tegevused aitavad kaasa edusammude saavutamisele ja lünkade vähendamisele ning mida võiks teha edusammude kiirendamiseks.
Mõttepartner. Üks-ühele kohtumine on ruum, kus meeskonnaliikmed saavad vahetada mõtteid oma töös toimuva üle. Saavad anda juhile nõu ja juht saab anda neile nõu.

Check-in’i päevakorra peaks koostama meeskonnaliige ja saatma juhile vähemalt 24 tundi enne kohtumist.

Ühenda (10 min) – kuidas praegu läheb? kuidas end tunned?
Uuenda (0 – 10 minutit) – mis on vahepeal tehtud ja mis tulevikus ees ootab? kuidas oleme edasi liikunud oma eesmärkide saavutamise poole?
Probleemide lahendamine/Mõttepartner (15 – 20 minutit) – olulised küsimused, millele vastuse leidmine on praegu väga vajalik.
Järgmised sammud – kes mida järgmiseks teeb?

Tunnistan, et mina ei ole siiani nii ranget struktuuri hoidnud ja olen praegu pannud rohkem “auru” kontakti loomisele ja päevakajaliste teemade arutamisele. See on okei – võta siit, mis Sinu jaoks toimib.

Minu soojad soovitused:

• võta oma meeskonnas ka kasutusele üks-ühele vestluste süsteem; kui Sinu meeskond on suurem kui kümme inimest, kaaluge struktuurimuudatust;
• broneerige regulaarselt korduv aeg kalendris ja leppige kokku, et see kohtumine jääb ära ainult erakorralistel asjaoludel (ja kui tõesti midagi tuleb vahele, siis leidke uus aeg, mitte ärge jätke seda täitsa ära);
• ärge tegelege samal ajal muude asjadega, nt lõuna söömisega, sest see hajutab tähelepanu;
• kui vähegi võimalik, kohtuge silmast-silma, mitte virtuaalselt;
• kui võimalik, ärge kasutage arvuteid, sest need on nagu sirm teie vahel ja lülitage välja Teamsi, e-posti vmt teavitused,
• minge tagasi varem arutatud teemade juurde, et märgata progressi ja tähistada edusamme.

Kuidas seda teha koolis?

Minu kogemus näitab, et sellist check-in’i formaati on keeruline koolis rakendada, sest ühel juhil võib olla väga suur meeskond toetada, nt võib suures koolis olla õppealajuhataja juhtida sadakond õpetajat. Tal ei ole võimalik iga tiimiliikme jaoks iga kahe nädala tagant 30 minutit aega võtta. Teine takistus võib olla see, et Eesti koolide juhid on väga tugevalt ka spetsialistid. Näiteks õppealajuhataja teeb tunniplaane, asendusi, dokumente jmt, mis ei ole otseselt inimeste juhtimine. Seega selleks, et inimesed oleksid juhitud ja toetatud, on vaja teha struktuurimuudatusi.

Koolis, kus ma praegu töötan, Tallinna Tõnismäe riigigümnaasiumis, on juhtõpetajad. Nende ülesanne on juhtida oma ainevaldkonna õpetajate tööd, osaleda õppekavaarenduses ning kooli juhtimises. Nemad on minu meeskond, kelle juht mina, õppejuht, olen. Mul on nendega koosolekud ja silmast-silma regulaarsed kohtumised ning arutame koos läbi kõik oluliselt õppimise ja õpetamisega seotud rõõmud ja mured. Ütlen täiesti ausalt, et olen selle korralduse suurim fänn, sest meie koostöö toimib imeliselt ning tunnen, et mina, juhtõpetajad ja aineõpetajad on piisavalt toetatud, et oma tööd hästi teha.

Kui Sina tegutsed suures koolis, siis tõenäoliselt on teil ka ainesektsioonid, osakonnad või õppetoolid ning neil on juhid. Võimalik, et see korraldus on puhas formaalsus. Igatahes puhuge sellelt süsteemilt tolm maha ja andke keskastmejuhtidele päriselt võimalus ja vastutus õppetööd juhtida. Selleks on vaja:

• leida juhid (juhtõpetajad, ainesektsiooni või osakonna juhid), kes on valmis inimeste juhtimise vastutust võtma,
• anda neile selleks vajalik aeg (st võtta tunnikoormust vähemaks; see tähendab kahjuks rahakulu, aga luban, et see on seda väärt),
• hoolitseda selle eest, et igas meeskonnas ei ole rohkem kui kümme inimest ja ükski kooli töötaja ei oleks ilma vahetu juhita,
• vajadusel täiendada keskastmejuhtide kompetentse, et neil oleksid tööriistad inimeste juhtimiseks.

Ausõna, ma luban, et kui iga kooli töötaja tunneb, et tal on keegi, kellega ta saab rääkida ja kes teda kuulab NING kellel on võimalused ja voli midagi kooli keskkonnas paremaks teha, siis läheb Eesti koolil kohe palju paremini. Me imestame tihti, miks on vähe õpetajatevahelist koostööd ja miks õpetajad on harjunud tööd üksi tegema. Ma arvan, et see tuleb sellest, et nad ongi üsna üksi, sest juhtidel pole nende jaoks aega ning “osakond”, mille liikmed nad olema peaks, on formaalsus. Hakkame seda nüüd vaikselt ringi pöörama ning õpetajaid läbi hea meeskonnatöö võimestama.